Integritetspolicy

Din personliga integritet är viktig för oss på Mentivio. Vi vill att du ska känna dig trygg när du kontaktar oss eller anlitar oss. Den här policyn förklarar vilka personuppgifter vi samlar in, varför, hur vi skyddar dem och vilka rättigheter du har. Vi behandlar alltid dina uppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och svensk dataskyddslagstiftning.

1. Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Personuppgiftsansvarig är:

Har du frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att höra av dig till oss på ovanstående kontaktuppgifter.

2. Vilka personuppgifter samlar vi in?

När du kontaktar oss via kontaktformuläret på mentivio.se samlar vi in de uppgifter du själv lämnar:

• Namn
• E-postadress
• Telefonnummer (om du anger det)
• Företag (om du anger det)
• Innehållet i ditt meddelande

När du besöker webbplatsen använder vi vår egen, förstaparts besöksstatistik för att förstå hur sajten används och kunna förbättra den. Vi använder inte Google Analytics eller någon annan tredjepart, och vi säljer eller delar aldrig statistikdatan. Statistiken samlas in i två nivåer:

• Anonym nivå (utan samtycke): vi räknar antal besök och unika besökare helt anonymt på vår egen server. Ingen cookie och ingenting sparas i din webbläsare, och vi lagrar varken din fullständiga IP-adress eller något som kan identifiera dig. Den tekniska nyckel som gör den anonyma räkningen möjlig raderas efter två dygn, vilket gör räkningen oåterkallelig.
• Utökad nivå (endast med ditt samtycke): om du godkänner statistik i cookie-rutan samlar vi även in tekniska uppgifter som webbläsare, enhetstyp, ungefärlig ort (stad), skärmstorlek samt hur du navigerar mellan sidor. Detta hjälper oss att se vad som fungerar bra och vad som kan bli bättre.

Om du blir kund hos oss behandlar vi ytterligare uppgifter som krävs för uppdraget, t.ex. kontakt- och faktureringsuppgifter samt uppgifter i det bokförings- och redovisningsmaterial du lämnar till oss.

3. Cookies och besöksstatistik

En cookie är en liten datafil som sparas i din webbläsare. Mentivio använder cookies och liknande lagring sparsamt och delar in dem i två kategorier:

Kategori	Syfte	Kräver samtycke?
Nödvändiga	Krävs för att sajten ska fungera och vara säker samt för att komma ihåg ditt cookie-val. Sätter inga spårningscookies och används aldrig för marknadsföring.	Nej
Statistik	Aktiverar den utökade, förstaparts besöksstatistiken (session, enhet, ungefärlig ort och sidflöden). Hjälper oss förbättra sajten.	Ja

All statistik behandlas i första part på vår egen server inom EU/EES. Ingen data skickas till Google eller andra tredjepartstjänster, och uppslag av ungefärlig ort sker lokalt på servern utan att din IP-adress lämnar den. Uppslaget av ort använder en lokal databas från DB-IP (licens CC BY 4.0).

4. Varför behandlar vi uppgifterna – och med vilken rättslig grund?

Ändamål	Rättslig grund
Besvara din förfrågan via kontaktformuläret och återkomma till dig	Berättigat intresse (att kunna svara på din förfrågan)
Anonym besöksräkning (statistik, anonym nivå)	Berättigat intresse (verkligt anonymiserad, ingen identifiering)
Utökad besöksstatistik (statistik, cookies)	Samtycke
Ingå och fullgöra avtal när du anlitar oss	Fullgörande av avtal
Uppfylla lagkrav (t.ex. bokföringslagen, penningtvättslagen)	Rättslig förpliktelse
Eventuella nyhetsbrev/utskick (om detta införs i framtiden)	Samtycke

Vi säljer aldrig dina personuppgifter vidare och använder dem inte för något annat än de ändamål som anges här.

5. Hur länge sparar vi uppgifterna?

• Meddelanden via kontaktformuläret sparas så länge det behövs för att hantera din förfrågan och en tid därefter, dock som längst 12 månader. Leder kontakten till ett uppdrag sparas uppgifterna enligt nedan.
• Besöksstatistik lagras på vår egen server och gallras löpande – som längst i 14 månader. Nyckeln för den anonyma räkningen raderas redan efter två dygn.
• Kunduppgifter och räkenskapsinformation sparas så länge uppdraget pågår och därefter så länge lagen kräver – räkenskapsinformation bevaras i sju (7) år enligt bokföringslagen. Uppdragsdokumentation kan bevaras upp till tio (10) år i enlighet med god sed för auktoriserade redovisningskonsulter (Rex).
• Uppgifter enligt penningtvättslagen sparas i minst fem (5) år.

När uppgifterna inte längre behövs raderas eller anonymiseras de på ett säkert sätt.

6. Vilka kan få del av dina uppgifter?

Dina uppgifter behandlas av Mentivio och, i förekommande fall, av betrodda leverantörer som hjälper oss att driva verksamheten – till exempel vår e-post- och webbhotellsleverantör. Dessa agerar som personuppgiftsbiträden och får endast behandla uppgifterna enligt våra instruktioner.

Vi kan också behöva lämna ut uppgifter till myndigheter när lagen kräver det (t.ex. Skatteverket eller Bolagsverket).

Vi strävar efter att lagra uppgifter inom EU/EES. Om överföring sker till tredje land sker detta med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

7. Hur skyddar vi dina uppgifter?

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust eller ändring. Kontaktformuläret skickas krypterat (HTTPS/TLS) och åtkomst till uppgifterna är begränsad till behöriga personer.

8. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du rätt att:

• Få tillgång till dina personuppgifter (registerutdrag)
• Rätta felaktiga eller ofullständiga uppgifter
• Radera dina uppgifter (”rätten att bli bortglömd”), när det inte strider mot en rättslig skyldighet att spara dem
• Begränsa eller invända mot viss behandling
• Flytta dina uppgifter (dataportabilitet)
• Återkalla ett samtycke du lämnat

Vill du utöva någon av dessa rättigheter, kontakta oss på hej@mentivio.se.

9. Klagomål till tillsynsmyndighet

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt har du rätt att lämna klagomål till:

10. Ändringar i denna policy

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy. Den senaste versionen finns alltid publicerad på mentivio.se. Väsentliga ändringar informerar vi om på webbplatsen.